Damit wiederkehrende Probleme nicht zum Alltag gehören.
Prozesse und Organisation
Nicht jeder Auftrag beansprucht Ihr Unternehmen gleich stark. Sonderfälle, Rückfragen und Nacharbeit können mehr Kapazität binden, als im Alltag sichtbar wird. Wir machen den Zusammenhang zwischen Leistung, Zeitbedarf und Kosten nachvollziehbar und leiten mit Ihnen daraus ab, wo sich die Organisation verändern sollte. Wir sind Ansprechpartner in komplexen Lagen: IT, Abläufe, Organisation und Konflikte zwischen Beteiligten, auch alles zusammen. Der Einstieg sind die Prozesse. Das Ziel ist eine Organisation, die ohne die ständige Mitwirkung einzelner Personen funktioniert.
Woran sich zeigt, dass die Abläufe nicht mehr mitkommen.
Typische Situationen
- Dieselben Rückfragen kommen jede Woche wieder, und niemand weiß, was sie kosten.
- Aufträge werden mehrfach angefasst: aufgenommen, korrigiert, umgeplant.
- Entscheidungen landen bei der Geschäftsführung, weil sonst niemand zuständig ist.
- Zwischen Bereichen, Führungskräften oder Gesellschaftern gibt es Reibung, über die niemand offen spricht.
- Zwischen Bereichen ist unklar, wer was übergibt und wer was prüft.
- Die Kostenrechnung zeigt, was eine Abteilung kostet, aber nicht, was ein Vorgang kostet.
- Eine neue Software soll helfen, aber niemand kann sagen, welches Problem sie genau lösen soll.
- Wissen, Kundenbeziehungen und Freigaben hängen an einzelnen Personen; fällt jemand aus, steht der Ablauf.
Beauftragbare Arbeit und nachvollziehbare Ergebnisse.
Was Sie erhalten
Welche dieser Bestandteile Ihr Auftrag umfasst, vereinbaren wir nach der Ausgangslage. Feste Pakete oder Laufzeiten gibt es nicht.
Ausgangslage klären
Ein abgegrenzter Bereich, eine konkrete Frage
Wir legen mit Ihnen fest, welcher Leistungsbereich betrachtet wird und welche wirtschaftliche oder organisatorische Entscheidung am Ende ansteht. Der erste Auftrag muss nicht das gesamte Unternehmen umfassen.
Leistungen und Zeitbedarf erfassen
Eine nachvollziehbare Sicht auf die tatsächliche Arbeit
Welche Vorgänge gibt es, wer ist beteiligt, wie viel Zeit brauchen sie? Unterschiede zwischen Standardfällen und aufwendigen Varianten werden berücksichtigt, ebenso Wartezeiten und Nacharbeit. Ihre Mitarbeitenden sind dabei die wichtigste Quelle.
Kosten und Kapazität einordnen
Eine wirtschaftliche Bewertung mit offenen Annahmen
Aus beanspruchter Zeit und den Kosten praktisch verfügbarer Kapazität ergibt sich, was ein Vorgang und seine Sonderfälle das Unternehmen kosten. Häufigkeiten, Zusatzaufwand und Kapazitätsbedarf werden nachvollziehbar. Messwerte und Annahmen bleiben unterscheidbar.
Entscheidungen und Organisation weiterentwickeln
Wirtschaftlich begründete Prioritäten
Wo lohnt eine Veränderung, wo nicht? Daraus entstehen passende Verantwortlichkeiten und konkrete Änderungen in der Zusammenarbeit: Übergaben, Zuständigkeiten, Entscheidungsregeln, Vertretungen. Hier beginnt die eigentliche Organisationsentwicklung: Rollen werden geklärt, Entscheidungen dorthin verlagert, wo sie hingehören, und eine zweite Ebene wird in die Lage versetzt, zu steuern statt nur auszuführen. Mögliche Auswirkungen auf Kapazität und Leistung werden mitgedacht.
Umsetzung begleiten
Erproben und an vereinbarten Kriterien prüfen
Die Änderungen werden im Alltag erprobt und an den vorher vereinbarten Kriterien gemessen. Freigewordene Zeit, nutzbare Kapazität und tatsächlich vermiedene Ausgaben werden getrennt betrachtet, damit niemand eine Entlastung für eine Einsparung hält.
Ein unvollständiger Auftrag und was daraus folgt.
Beispielhafter Ablauf
Zur Veranschaulichung der Logik. Kein Kundenmandat, keine erreichte Wirkung.
Ein Auftrag kommt ohne vollständige Angaben in die Bearbeitung. Er verursacht Rückfragen, Korrekturen und zusätzliche Bearbeitungszeit bei mehreren Beteiligten. Der Auftrag liegt zwischendurch; Wartezeit ist dabei nicht dasselbe wie aktive Arbeitszeit.
Wir erfassen den zusätzlichen Zeitbedarf der beteiligten Stellen und die Häufigkeit solcher Fälle. Daraus lässt sich die gebundene Kapazität im Jahr bewerten und mit den Kosten der Stellen in Euro einordnen.
Erst die Ursache zeigt, ob eine andere Übergabe, eine klarere Verantwortung für die Auftragsaufnahme oder eine technische Anpassung sinnvoll ist. Die wirtschaftliche Sicht sagt, ob sich der Aufwand dafür trägt.
Prozesse sind der Einstieg. Die Organisation ist das Ziel.
Wenn es um mehr als Abläufe geht
Was in den Abläufen sichtbar wird, hat seine Ursache meist in der Organisation. Daran arbeiten wir mit Ihnen weiter, mit denselben Personen und im selben Auftrag.
Rollen und Entscheidungen
Wer entscheidet was, auf welcher Grundlage, und wer vertritt wen? Entscheidungen landen dort, wo sie hingehören, nicht immer oben. Die Geschäftsführung gewinnt den Raum zurück, den sie für das Unternehmen braucht.
Zusammenarbeit und Konflikte
Wo Bereiche, Führungskräfte oder Gesellschafter aneinander vorbeiarbeiten, klären wir die Erwartungen mit den Beteiligten. Wir moderieren das als Unternehmensberater, nicht als Mediatoren, und muten die Fragen zu, über die bisher nicht gesprochen wurde, an konkreten Fällen, bis eine Vereinbarung steht, die alle tragen.
Struktur statt Personenabhängigkeit
Wissen, Kundenbeziehungen und Freigaben, die an einer Person hängen, werden in Zuständigkeiten überführt. Das Unternehmen bleibt führbar, auch wenn jemand ausfällt, wechselt oder übergibt.
Erst Klarheit, dann Technik.
Und die Technik?
Viele Anfragen beginnen mit einer Software, die eingeführt werden soll. Wir drehen die Reihenfolge um: Erst wird klar, welcher Vorgang wie oft welchen Aufwand verursacht und woran das liegt. Dann zeigt sich, ob eine technische Anpassung überhaupt die passende Maßnahme ist.
Wenn ja, liefert die Betrachtung die Anforderungen aus dem Arbeitsalltag gleich mit: Was muss die Lösung können, wer arbeitet damit, was darf sie kosten? Wenn nein, haben Sie eine Investition vermieden. Wir verkaufen keine Software und verdienen an keiner Einführung.
Welcher Vorgang hakt bei Ihnen zu oft?
Gespräch
Im ersten Gespräch ordnen wir mit Ihnen ein, ob sich der Bereich für eine genauere Betrachtung eignet und was Sie am Ende in der Hand haben.